¿Cómo migro datos Excel al programa?
Primeramente, deberemos elegir qué información queremos migrar al software porque nos es estrictamente necesaria para el correcto funcionamiento de nuestro negocio. Luego, entraremos en el módulo del programa que se encarga de registrar y controlar dicha información.
- En este módulo, generaremos una hoja Excel de exportación de campos o categorías para rellenarla con la info de nuestra empresa y finalmente, importarla al software.
En este ejemplo, usaremos el módulo Contactos pues queremos importar todos los contactos de nuestra empresa. Seleccionaremos o Crearemos una ficha de cliente de PRUEBA, para seleccionar los campos que queramos que contenga la hoja Excel de exportación.
A continuación, saldremos de la ficha de Contacto creada y clicaremos sobre el modo vista en “Lista”. Luego, buscaremos y clicaremos sobre el Contacto creado, Acción / Exportar.
- Se nos abrirá la ventana de exportación de información. Clicaremos sobre las opciones de Exportar todos los datos y en formato Excel.
A continuación, deberemos seleccionar los campos de la ficha de Contactos que queremos exportar pues encajan con la información que necesitamos migrar de nuestro negocio. Exploraremos el cuadro de texto izquierdo seleccionando y clicando en Añadir para así, configurar a nuestro gusto la Hoja Excel de Exportación.
Cuando tengamos añadidos al cuadro de texto derecho todos los campos que nos interesan, deberemos saber varias cosas:
. – Podemos mover arriba o abajo los campos, en función de, si queremos que aparezcan en las primeras columnas o en las últimas.
. – Podemos Guardar la lista de Campos, asignándola un nombre para futuras exportaciones de datos.
Por último, clicaremos en Exportar a fichero.
- Nos exportará una Hoja Excel con la información ordenada tal que así:
Es IMPORTANTE conocer cómo rellenar estas hojas Excel:
. – La columna ID externo, es una columna que crea por defecto el programa para identificar de dónde viene el conjunto de información que hemos exportado. Cuando hemos introducido la información desde el programa, no podemos cambiar el nombre de la columna ID externo. Pero para la info que vamos a añadir al programa a través de una hoja Excel, si podemos asignar la palabra que queramos para la columna de ID externo.
. – Los recuadros vacíos significan que no hemos rellenado esos campos en el programa.
. – Los recuadros rellenados con la palabra VERDADERO, significan una confirmación.
. – Mientras que los rellenados con la palabra FALSO, significan una negación.
En este caso el programa nos indica que el Contacto exportado es un CLIENTE y no es un proveedor.
- Es el momento de comenzar con la migración, añadiendo tantas filas como contactos queramos migrar al sistema. Deberemos respetar todos los nombres de columnas y no modificarlos, pues el sistema no reconocerá la hoja Excel.
En este caso, hemos añadido dos contactos más. Hemos rellenado todas las columnas de las que tenemos información y queremos que aparezca en su ficha del programa. Como podéis observar, hemos añadido el ID externo que nos ha parecido más identificativo.
También hemos rellenado correctamente las siguientes columnas.
Guardamos el documento.
- Para Importar al sistema la hoja Excel que acabamos de guardar y así, llevar a cabo la migración de datos… Deberemos entrar en el módulo correspondiente, Contactos / Importar.
Clicaremos en Cargar fichero y buscaremos la hoja Excel que guardamos anteriormente. Si el programa reconoce correctamente el documento Excel, nos aparecerán todas las columnas con la info a importar.
Si finalmente decidimos no importar alguna columna, solo tenemos que clicar en la X. Y nos confirmará, No importar como se muestra a continuación.
Si queremos cambiar el campo de alguna columna pues finalmente nos interesa más otro, podemos cambiarlo clicando a la flecha. Nos abrirá un desplegable, con todos los campos de la ficha de Contacto, para que elijamos.
- Para concluir, clicaremos sobre Probar Importación para que nos dé el visto bueno el programa. En cuanto veamos que el programa nos contesta “Todo parece válido” podremos clicar en IMPORTAR.
Buscamos los dos Contactos que hemos migrado al sistema para la comprobación.
