ERP para Empresas de Servicios

🎯 Gestión de Leads y Conversión a Oportunidades

Control del proceso comercial desde el primer contacto:

• Captación desde web: Leads que llegan a través de formularios de contacto, solicitudes de demo o descargas de contenido
• Primer contacto estructurado: Plantillas de email automáticas - "Intento de contacto", "Seguimiento sin respuesta", "Envío de información adicional"
• Cualificación de leads: Sistema para valorar si el lead es interesante según sector, tamaño empresa, presupuesto estimado
• Conversión a oportunidad: Cuando el lead confirma interés real, se convierte en oportunidad con potencial de negocio asociado
• Ejemplo real: Lead "Empresa X solicita consultoría SAP" → Primer contacto por teléfono → Interesados en implementación → Convertir a oportunidad valorada en 45.000€

📊 Pipeline Visual con Etapas Comerciales

Organiza todas las oportunidades según fase de venta:

• Etapa "Contacto inicial": Primera reunión de descubrimiento, entender necesidades del cliente
• Etapa "Preparando propuesta": Elaboración de presupuesto, definición de alcance del proyecto
• Etapa "Propuesta enviada": Cliente está revisando oferta económica, pendiente de feedback
• Etapa "Negociando oferta": Ajustes de precio, plazos o alcance según feedback del cliente
• Etapa "Cerrada-Ganada": Cliente confirma, se genera pedido y arranca el proyecto
• Etapa "Cerrada-Perdida": Cliente rechaza o decide no seguir adelante
• Vista por comercial: Ver cuántas oportunidades tiene cada comercial y su cifra de negocio abierta

📅 Sistema de Actividades y Seguimiento

Planificación y control de tareas comerciales:

• Actividades programadas: "Llamar a cliente el martes 14:00", "Enviar propuesta antes del viernes", "Reunión de seguimiento próxima semana"
• Colores de estado: Verde = actividades futuras planificadas, Rojo = actividades retrasadas sin completar
• Tipos de actividades: Llamada, Reunión, Envío propuesta, Demo del producto, Presentación comercial
• Recordatorios automáticos: Sistema avisa 30 minutos antes de cada actividad programada
• Ejemplo: Oportunidad "Proyecto CRM Empresa Y" tiene actividad "Presentar demo" el jueves 10:00, si no se completa, aparece en rojo

📧 Plantillas de Comunicación Estandarizadas

Acelera la comunicación con emails predefinidos:

• Plantilla "Primer contacto": Email formal presentando la empresa y servicios, solicitando reunión de descubrimiento
• Plantilla "Seguimiento sin respuesta": Email cordial recordando intentos previos de contacto
• Plantilla "Envío de propuesta": Email acompañando el presupuesto con resumen ejecutivo
• Plantilla "Seguimiento post-propuesta": Email preguntando si tienen dudas o necesitan aclaraciones
• Variables dinámicas: {nombre_cliente}, {nombre_comercial}, {fecha_propuesta} se sustituyen automáticamente
• Historial completo: Registro de todos los emails enviados vinculados a cada oportunidad

📈 KPIs y Estadísticas Comerciales

Medición del desempeño del equipo comercial:

• Llamadas realizadas esta semana: Objetivo 50 llamadas, realizadas 42
• Demos/Presentaciones: Objetivo 8 demos mensuales, realizadas 6
• Tasa de conversión: De 100 leads captados, 15 se convirtieron en oportunidades (15%)
• Ingreso esperado por etapa: En "Negociando" hay 180.000€, en "Propuesta enviada" 95.000€
• Días medios para cierre: Desde primera reunión hasta firma del contrato: 45 días de media
• Fuente de oportunidades: 40% web, 30% referidos, 20% LinkedIn, 10% eventos

📋 Plantillas de Presupuesto por Tipo de Servicio

Acelera la creación de propuestas con estructuras predefinidas:

• Plantilla "Consultoría SAP": Sección 1: Licencias SAP (Business One, S/4HANA), Sección 2: Servicios de implementación (100-200 horas), Sección 3: Formación usuarios (20 horas), Sección 4: Soporte mensual (cuota recurrente)
• Plantilla "Desarrollo de Software": Sección 1: Análisis funcional (40h), Sección 2: Desarrollo backend/frontend (200h), Sección 3: Testing y QA (30h), Sección 4: Puesta en producción y migración (20h)
• Plantilla "Auditoría IT": Sección 1: Inventariado de sistemas (5 días), Sección 2: Análisis de seguridad (10 días), Sección 3: Informe ejecutivo y recomendaciones (3 días)
• Plantilla "Marketing Digital": Sección 1: Estrategia y planificación (setup inicial), Sección 2: Gestión mensual redes sociales (cuota recurrente), Sección 3: Campañas SEM (presupuesto medio mensual)
• Personalización: Cada plantilla tiene productos/servicios predefinidos pero editables según necesidades específicas del cliente

🎨 Formatos de Presupuesto Totalmente Personalizados

Presenta propuestas con tu imagen corporativa:

• Presupuesto estándar: Formato simple con logo, datos empresa, listado de servicios, totales
• Presupuesto ejecutivo: Portada profesional, índice, objetivos del proyecto, desglose por secciones, resumen financiero con varias opciones (básica/avanzada/premium)
• Ejemplo real: Propuesta de 30 páginas con portada diseñada, descripción de cada servicio, casos de éxito similares, comparativa de paquetes, cronograma estimado
• Variables automáticas: Nombre cliente, dirección, fecha propuesta, validez oferta (30 días), condiciones de pago
• Descarga PDF: Presupuesto genera PDF profesional listo para enviar al cliente

🔄 Generación Automática de Proyectos al Confirmar

Del presupuesto al proyecto sin trabajo manual:

• Confirmación de presupuesto: Cliente acepta propuesta, comercial confirma en sistema
• Proyecto automático: Sistema crea proyecto con nombre del cliente, fecha inicio, alcance definido
• Tareas predefinidas: Si presupuesto es "Implementación SAP", sistema crea 100 tareas automáticas: "Reunión kick-off", "Análisis requisitos financieros", "Configuración módulo FI", "Formación usuarios", etc.
• Asignación de equipo: Tareas se pueden asignar a consultores según especialidad (funcional, técnico, formador)
• Estructura de hitos: Hito 1 "Análisis" (semanas 1-2), Hito 2 "Configuración" (semanas 3-8), Hito 3 "Go-live" (semana 9)

💳 Suscripciones Recurrentes Automáticas

Facturación automática de servicios continuos:

• Servicios mensuales: Soporte técnico 500€/mes, Hosting 200€/mes, Mantenimiento software 300€/mes
• Activación automática: Al confirmar presupuesto, sistema crea suscripción que se factura cada mes automáticamente
• Ejemplo: Cliente contrata "Soporte Premium 1.200€/mes" → Sistema factura automáticamente día 1 de cada mes sin intervención manual
• Gestión de renovaciones: Contrato de 12 meses, sistema avisa 60 días antes del vencimiento para renovar
• Actualización de precios: Si sube precio de soporte de 500€ a 550€, se actualiza para próximas facturas

📊 Desglose de Pago Único vs Recurrente

Claridad en la estructura de cobros:

• Pago único: Servicios de implementación, setup inicial, licencias perpetuas - se factura una sola vez
• Pago recurrente: Soporte, mantenimiento, licencias SaaS - se factura mensual o anualmente
• Ejemplo presupuesto: Pago único 15.000€ (implementación 120 horas), Pago mensual 800€ (soporte + hosting)
• Total primer año: 15.000€ + (800€ x 12 meses) = 24.600€
• Visualización clara: Presupuesto muestra inversión inicial separada de cuotas recurrentes

📋 Estructura de Tareas por Hitos

Organización jerárquica del proyecto:

• Hito 1 "Análisis y Diseño": Tareas: Reunión kick-off, Levantamiento requisitos, Análisis AS-IS, Diseño TO-BE, Validación cliente (duración estimada: 3 semanas)
• Hito 2 "Desarrollo": Tareas: Configuración base, Desarrollo módulo X, Desarrollo módulo Y, Integraciones, Testing unitario (duración: 8 semanas)
• Hito 3 "Testing y Formación": Tareas: Testing integral, Corrección de bugs, Formación key users, Documentación (duración: 2 semanas)
• Hito 4 "Go-live": Tareas: Migración de datos, Puesta en producción, Soporte arranque, Cierre de proyecto (duración: 1 semana)
• Estados de tareas: Por hacer, En proceso, Validación cliente, Completado, Cancelado
• Detección de retrasos: Hitos con fecha límite pasada sin completar se marcan en rojo

👥 Asignación de Equipo y Carga de Trabajo

Distribución inteligente de tareas:

• Consultor funcional SAP: Asignado a tareas de configuración módulos FI, CO, MM
• Desarrollador senior: Asignado a tareas de desarrollo ABAP, integraciones API
• Formador: Asignado a tareas de capacitación usuarios finales
• Project Manager: Supervisa todas las tareas, controla hitos, gestiona cliente
• Vista por persona: Ver todas las tareas asignadas a cada miembro del equipo en todos los proyectos
• Balance de carga: Detectar si alguien tiene 60 horas asignadas esta semana (sobrecarga) vs alguien con 15 horas (capacidad disponible)

📅 Planificación con Diagrama de Gantt

Visualización temporal del proyecto:

• Vista cronológica: Tareas representadas como barras horizontales en línea de tiempo
• Dependencias: Tarea "Testing integral" no puede empezar hasta que termine "Desarrollo módulo Y"
• Hitos visuales: Marcadores en fechas clave (entrega hito 1, demo intermedia, go-live)
• Filtros inteligentes: Ver solo tareas de una persona, solo un proyecto, solo tareas retrasadas
• Agrupación: Organizar Gantt por persona para ver carga semanal de cada uno
• Ejemplo: Proyecto de 14 semanas con 85 tareas distribuidas entre 4 consultores, vista Gantt muestra solapamientos y cuellos de botella

💬 Comunicación Interna del Proyecto

Chat y notas vinculadas al proyecto:

• Chatter interno: Feed de mensajes entre el equipo del proyecto, como un Slack interno
• Menciones: @Nicolas ¿has terminado la configuración del módulo FI? → Nicolas recibe notificación
• Adjuntos: Subir documentos de requisitos, actas de reunión, validaciones del cliente
• Histórico completo: Todo lo hablado sobre el proyecto queda registrado y consultable
• Ejemplo: "Reunión con cliente ayer, validaron diseño TO-BE, adjunto documento firmado, podemos pasar a desarrollo"

🎯 Seguimiento de Avance del Proyecto

Control del progreso real:

• Porcentaje de avance: Hito 1 completado 100%, Hito 2 al 45%, Hito 3 al 0%
• Tareas completadas: 32 de 85 tareas finalizadas (37.6% del total)
• Horas consumidas: Imputadas 180 horas de las 250 presupuestadas (72% consumido)
• Alertas de desviación: "¡Atención! Has consumido 72% de horas pero solo completado 37% de tareas"
• Proyección: A este ritmo, necesitarás 300 horas totales (50 horas más de lo presupuestado)

📊 Interfaz de Imputación Semanal

Registro simple y rápido de horas trabajadas:

• Vista cuadrícula semanal: Tabla con días de la semana (L, M, X, J, V) y tareas asignadas en filas
• Ejemplo semana del consultor: Lunes: 6h "Análisis Proyecto A", 2h "Reunión Proyecto B" | Martes: 8h "Desarrollo Proyecto A" | Miércoles: 4h "Testing Proyecto A", 4h "Formación Proyecto C"
• Totales automáticos: Sistema suma automáticamente horas por día (8h, 8h, 8h) y por tarea
• Validación: No permite imputar más de 12 horas en un día (control de coherencia)
• Copia semana anterior: Si trabajas en las mismas tareas, copias distribución de la semana pasada y ajustas

💰 Coste por Hora de Cada Empleado

Cálculo automático de costes de personal:

• Consultor senior: Coste empresa 50€/hora (incluye salario, SS, gastos estructura)
• Consultor junior: Coste empresa 30€/hora
• Desarrollador: Coste empresa 40€/hora
• Project Manager: Coste empresa 60€/hora
• Configuración: Cada empleado tiene su coste/hora definido en ficha de RRHH
• Cálculo automático: Si consultor senior imputa 8 horas en Proyecto X → coste automático de 400€ en ese proyecto
• Confidencialidad: Cada empleado solo ve sus propias horas, no los costes ni horas de otros

📈 Análisis Coste Real vs Presupuestado

Control exhaustivo de rentabilidad del proyecto:

• Presupuesto inicial: 250 horas estimadas = 10.000€ de coste interno (facturado al cliente 20.000€)
• Coste real acumulado: 180 horas imputadas = 8.500€ de coste real (mix de seniors y juniors)
• Margen actual: Si ya facturamos todo (20.000€) y gastamos 8.500€ → margen de 11.500€ (57.5%)
• Proyección al cierre: Si seguimos al ritmo actual, terminaremos en 300 horas → coste real 14.000€ → margen final solo 6.000€ (30%)
• Alertas tempranas: "¡Atención! Estás consumiendo horas más rápido de lo previsto, margen en riesgo"

🧾 Imputación de Gastos Adicionales

Registro de costes externos al proyecto:

• Dietas y desplazamientos: Comida cliente 35€, Hotel 120€, Tren Madrid-Barcelona 80€
• Subcontrataciones: Freelance para desarrollo específico 2.500€
• Licencias y herramientas: Licencia temporal de software 300€
• App móvil: Técnico hace foto del ticket de comida, sistema lo sube al proyecto
• OCR inteligente: Sistema lee ticket automáticamente y extrae importe 35€
• Cuenta analítica: Todos los gastos se vinculan al proyecto para cálculo de coste total real

📊 Desglose de Costes por Partidas

Visibilidad de dónde se va el dinero:

• Partida "Personal interno": Presupuestado 10.000€, Real 8.500€ → ✅ Dentro de presupuesto
• Partida "Desplazamientos": Presupuestado 1.000€, Real 1.450€ → ⚠️ Desviación +45%
• Partida "Subcontrataciones": Presupuestado 2.000€, Real 2.500€ → ⚠️ Desviación +25%
• Partida "Licencias software": Presupuestado 500€, Real 300€ → ✅ Ahorro
• Análisis causas: Click en partida con desviación muestra detalle de todos los gastos y quién los generó

🎯 Informes de Rentabilidad

Cuadros de mando de gestión:

• Por proyecto: Margen bruto, margen neto, horas invertidas, tasa de billing
• Por tipo de servicio: ¿Son más rentables proyectos de implementación o de consultoría pura?
• Por cliente: ¿Qué clientes dan proyectos más rentables y cuáles consumen más recursos de lo previsto?
• Por consultor: ¿Qué consultores son más eficientes en cerrar tareas sin desviarse del tiempo estimado?
• Comparativas temporales: Rentabilidad Q1 vs Q2 vs Q3, identificar tendencias

📧 Recepción Automática de Tickets

Los clientes reportan incidencias fácilmente:

• Email soporte@tuempresa.com: Cliente envía email describiendo problema → Sistema crea ticket automáticamente
• Portal de clientes: Cliente entra a su área privada y abre ticket desde formulario web
• Información capturada: Asunto, descripción detallada, adjuntos (capturas de error), contacto del reportante
• Asignación inicial: Ticket entra como "Nuevo" y se asigna a equipo de primer nivel
• Ejemplo: "Error al generar informe de ventas - Sale mensaje 'timeout' al intentar exportar PDF"

⏱️ SLAs por Nivel de Prioridad

Tiempos máximos de resolución según criticidad:

• Prioridad "Muy urgente" (Crítico): Sistema productivo caído, empresa paralizada → Tiempo máximo respuesta: 1 hora
• Prioridad "Alta": Funcionalidad importante no operativa, workaround posible → Tiempo máximo: 8 horas
• Prioridad "Media": Bug molesto pero no bloqueante → Tiempo máximo: 24 horas
• Prioridad "Baja": Mejora, consulta, petición de funcionalidad nueva → Tiempo máximo: 48 horas (o sin máximo)
• Escalado automático: Si ticket "Alta" lleva 6 horas sin atender, sistema escala a supervisor
• Semáforo visual: Tickets próximos a incumplir SLA se marcan en amarillo/rojo

👥 Asignación y Reasignación de Tickets

Flujo de trabajo entre técnicos:

• Primer nivel (L1): Técnico junior recibe ticket, intenta resolver, si no puede → escala a L2
• Segundo nivel (L2): Técnico senior analiza, si es error de código → escala a Desarrollo
• Desarrollo: Programador investiga, corrige bug, devuelve a L2 para validar con cliente
• Comentarios internos: "He revisado logs, parece problema de timeout en query SQL, paso a desarrollo"
• Historial completo: Registro de quién tocó el ticket, cuándo, qué acciones tomó

🔄 Estados del Ticket

Ciclo de vida de la incidencia:

• Nuevo: Ticket recién creado, sin asignar
• En proceso: Técnico trabajando activamente en resolverlo
• Esperando más información: Necesitamos que cliente aclare o envíe más datos
• En desarrollo: Se está corrigiendo código o configuración
• Pendiente validación cliente: Hemos aplicado solución, cliente debe confirmar que funciona
• Resuelto: Cliente confirma que problema está solucionado, ticket cerrado
• Cancelado: Cliente indica que ya no es necesario o duplicado

📊 Estadísticas y Tableros de Soporte

Información para supervisión del equipo:

• Tablero supervisor: Tickets abiertos por prioridad, tickets retrasados (SLA incumplido), distribución por técnico
• Tablero técnico L1: Mis tickets asignados (12 abiertos), objetivo mensual llamadas atendidas (85/100), rating satisfacción promedio (4.2/5)
• Volumen mensual: Gráfico con picos de tickets en diferentes meses, detectar estacionalidad
• Tipos de tickets: 40% errores sistema, 30% consultas de uso, 20% peticiones de mejora, 10% configuración
• Tiempo medio resolución: Tickets críticos cerrados en 0.8 horas de media, media general 18 horas
• Clientes con más tickets: Cliente A: 45 tickets/mes, Cliente B: 12 tickets/mes

⭐ Encuestas de Satisfacción

Calidad del servicio medida por el cliente:

• Email automático: Al cerrar ticket, cliente recibe encuesta "¿Cómo valorarías la atención recibida?"
• Escala 1-5 estrellas: Cliente puntúa y opcionalmente deja comentario
• Promedio por técnico: Técnico A: 4.7/5 (excelente), Técnico B: 3.2/5 (mejorable)
• Feedback cualitativo: "Muy rápido y eficaz, problema resuelto en 20 minutos" vs "Tardaron 3 días en contestar"
• KPI objetivo: Mantener satisfacción promedio >4.0/5, alertas si baja de 3.5

📊 Centralización de Facturas de Cliente y Proveedor

Todas las facturas en un solo sitio:

• Facturas de cliente: Generadas desde Ventas (pedidos confirmados), Suscripciones (cuotas mensuales automáticas), o creadas manualmente
• Facturas de proveedor: Subidas al sistema desde email, escaneadas o introducidas manualmente
• Diarios contables: Organización en "Diario facturas cliente", "Diario facturas proveedor", "Diario importaciones", etc.
• Estados: Borrador, Publicada, Pagada, Cancelada
• Trazabilidad: Cada factura vinculada a proyecto, cliente, proveedor, banco

🤖 OCR para Reconocimiento Automático de Facturas

Digitalización inteligente de documentos:

• Recepción por email: Proveedor envía PDF de factura a facturas@tuempresa.com
• OCR automático: Sistema lee PDF y extrae: Proveedor, CIF, Fecha, Número factura, Base imponible, IVA, Total
• Propuesta automática: Sistema rellena campos de la factura automáticamente, solo falta revisar y confirmar
• Ejemplo: Factura de 2.500€ de proveedor "Consultoría ABC" → Sistema detecta proveedor en BD, extrae 2.500€, propone cuenta 623 "Servicios profesionales"
• Ahorro de tiempo: De 3 minutos introduciendo factura manualmente a 20 segundos revisando y confirmando

🏦 Conciliación Bancaria Automática

Cotejo de extractos bancarios con facturas:

• Importación extracto: Sistema se conecta al banco y descarga movimientos automáticamente (últimos 30 días)
• Matching inteligente: Detecta ingreso de 3.500€ el día 15 → Busca factura pendiente de cobro por 3.500€ → Propone conciliación automática
• Cobros identificados: "Transferencia EMPRESA X - FA 2024/156" → Sistema encuentra factura 156 de Empresa X y la marca como pagada
• Gastos bancarios: Detecta "Comisión mantenimiento cuenta 15€" → Propone crear asiento contra cuenta 626 (servicios bancarios)
• Pagos múltiples: Cliente paga 2 facturas juntas (850€ + 1.200€ = 2.050€) → Sistema detecta suma exacta y concilia ambas
• Revisión final: Usuario revisa propuestas, ajusta si es necesario, valida y cierra conciliación

💳 Remesas SEPA (Adeudos y Transferencias)

Cobros y pagos domiciliados automatizados:

• Remesa de adeudos: Generar fichero SEPA con todas las facturas de clientes que tienen domiciliación bancaria
• Ejemplo cobros: 15 facturas pendientes con adeudo → Sistema genera fichero .xml con todos los cobros → Se sube al banco → Cobros ejecutados automáticamente
• Remesa de pagos: Generar fichero SEPA con todos los pagos a proveedores
• Ejemplo pagos: 8 facturas de proveedores pendientes → Sistema genera fichero de transferencias → Se sube al banco → Pagos ejecutados
• Fecha valor: Programar cobro/pago para fecha específica (ej: cobrar facturas el día 5 de cada mes)
• Integración futura: Próximamente envío directo desde sistema sin necesidad de subir fichero al banco

📋 Modelos Fiscales Automáticos

Declaraciones a Hacienda generadas por el sistema:

• Modelo 303 (IVA trimestral): Sistema calcula IVA repercutido (facturas cliente) menos IVA soportado (facturas proveedor) → Resultado a pagar/devolver
• Modelo 347 (Operaciones >3.000€): Lista de clientes y proveedores con los que has superado 3.000€ en el año
• Modelo 349 (Operaciones intracomunitarias): Ventas/compras a otros países UE
• Libros de IVA: Libro de facturas emitidas y libro de facturas recibidas, listo para inspección
• Proceso: Seleccionar modelo → Elegir periodo (trimestre/año) → Calcular → Revisar → Exportar fichero BOE → Subir a Hacienda
• Asiento de pago: Una vez pagado el impuesto, sistema genera asiento contable de la liquidación

📊 Informes Contables Dinámicos

Análisis financiero de la empresa:

• Pérdidas y Ganancias: Ingresos - Gastos = Beneficio/Pérdida, comparativa mensual o trimestral
• Balance de situación: Activo (lo que tienes) vs Pasivo (lo que debes) + Patrimonio neto
• Flujo de caja: Entradas y salidas reales de dinero, previsión de tesorería a 3 meses
• Comparativas temporales: Q1 2024 vs Q1 2023, ver evolución año a año
• Filtros por proyecto: ¿Cuánto hemos gastado en el Proyecto X? Ver todo el detalle de costes
• Exportación a Excel: Cualquier informe se puede descargar en Excel para análisis adicional