Sistema ERP para Gestión Integral de Mantenimiento SAT

✅ Verifactu completamente integrado

Tu sistema de mantenimiento ya incluye Verifactu sin necesidad de aplicaciones externas:

• Código QR automático: Cada factura que emites incluye su código QR Verifactu de forma automática
• Envío diario a Hacienda: El sistema sube las facturas a la Agencia Tributaria sin que tengas que hacer nada
• Impresión con QR visible: Al imprimir o enviar por email, el QR aparece claramente en el documento
• Verificación en tiempo real: El cliente puede escanear el QR y ver que la factura está correctamente registrada en Hacienda

🔧 Del mantenimiento a la factura

El proceso completo está conectado de principio a fin:

• Intervención finalizada: Cuando el técnico termina un mantenimiento, la intervención queda lista para facturar
• Conversión automática: La intervención se convierte en un pedido de venta con todos los datos (servicios, materiales, horas)
• Generación de factura: Desde el módulo de ventas generas la factura en un clic
• Verifactu automático: El sistema crea el registro Verifactu y lo sube a Hacienda automáticamente
• Sin tareas manuales: No tienes que preocuparte de códigos QR ni subidas a Hacienda

💰 Aplicación de tarifas del contrato

Si el cliente tiene un contrato de mantenimiento, el sistema aplica automáticamente las condiciones pactadas:

• Descuentos en recambios según lista de precios del contrato
• Servicios incluidos que van al 100% de descuento
• Tarifas especiales para mantenimientos correctivos
• Todo se aplica sin que tengas que recordar las condiciones de cada cliente

📧 Envío al cliente

La factura se puede enviar directamente al cliente:

• PDF con el QR Verifactu visible
• Envío por email automático si lo configuras
• El cliente recibe su factura oficial al momento

📋 ¿Qué es un contrato de mantenimiento?

Un contrato te permite establecer un acuerdo de mantenimiento preventivo con facturación periódica:

• Cliente asociado: Vinculas el contrato a un cliente específico
• Tipos de mantenimiento: Defines qué tipos cubre el contrato (calderas, bombas hidráulicas, equipos eléctricos, etc.)
• Frecuencia de facturación: Anual, trimestral o mensual según lo pactado
• Importe fijo: Por ejemplo, 650€/año por mantenimiento de calderas y bombas
• Parque de máquinas: Especificas sobre qué equipos del cliente se prestará el servicio

🏭 Parque de máquinas del cliente

Cada cliente tiene registrado su parque de máquinas sobre el que prestas mantenimiento:

• Identificación completa: Cada máquina tiene su producto vinculado, número de serie único
• Datos técnicos configurables: Proveedor, modelo, año de fabricación, potencia en kW
• Campos personalizables: Puedes añadir los datos que necesites según tu sector (matrícula, tipo de batería, caballos, etc.)
• Información de máquina: Toda la información técnica está disponible cuando el técnico va a la intervención
• Historial completo: Ves todas las intervenciones realizadas sobre cada equipo

💵 Listas de precios personalizadas

Dentro del contrato puedes establecer tarifas especiales para ese cliente:

• Descuentos por familia: Por ejemplo: 20% descuento en todos los recambios
• Servicios incluidos: Los servicios de mantenimiento preventivo van al 100% descuento (incluidos en el contrato)
• Tarifas para correctivos: Precios especiales cuando haces mantenimientos correctivos fuera del contrato
• Aplicación automática: Al facturar, el sistema aplica estos precios sin que tengas que recordarlos

🔄 Facturación recurrente automática

No tienes que acordarte de facturar los contratos:

• El sistema genera automáticamente las facturas según la frecuencia configurada
• Si es anual, cada año te crea la factura en la fecha correspondiente
• Incluye Verifactu automáticamente
• Puedes configurar envío automático por email al cliente

⚙️ Sin contrato también funciona

Importante: los contratos son opcionales, solo para mantenimientos preventivos recurrentes:

• Puedes hacer mantenimientos correctivos sin necesidad de contrato previo
• Creas un presupuesto normal y lo facturas directamente
• Los contratos son útiles cuando tienes clientes con los que trabajas de forma habitual

📅 ¿Qué es un plan de mantenimiento?

Un plan define QUÉ revisiones hay que hacer y CUÁNDO en cada tipo de máquina:

• Ejemplo caldera - Plan mensual: Cada mes hay que revisar inspección visual, sistema de combustión, sistema de agua, componentes eléctricos. Duración: 1 hora
• Ejemplo caldera - Plan trimestral: Cada 3 meses revisar seguridad, inspección general, quemador, ventiladores, circuito hidráulico. Duración: 2-3 horas
• Ejemplo caldera - Plan anual: Una vez al año revisión completa más exhaustiva
• Totalmente configurable: Tú defines qué revisiones necesita cada tipo de equipo

🤖 Generación automática de solicitudes

Una vez tienes los planes configurados, el sistema trabaja solo:

• Asociación a máquinas: Cada máquina del parque del cliente tiene sus planes asignados
• Creación automática: El sistema genera las solicitudes de mantenimiento según las frecuencias
• Para toda la vida útil: Por ejemplo, si una caldera necesita revisión mensual, el sistema ya te crea las 12 solicitudes del año siguiente
• Tareas pendientes de planificar: Las solicitudes generadas aparecen como "pendientes de planificar" hasta que las asignas

⚡ Mantenimientos correctivos

Para averías o urgencias que no están planificadas:

• Creación manual rápida: Cuando un cliente llama con una avería, creas el aviso en segundos
• Sin necesidad de contrato: Los correctivos se pueden hacer a cualquier cliente
• Prioridad alta: Puedes marcar avisos urgentes para que destaquen
• Descripción del problema: Campo de texto libre para explicar qué ha reportado el cliente
• Ejemplo: "El cliente nos informa de una fuga en la caldera instalada en el cuarto de contadores"

👥 Organización por equipos

Si tienes varios técnicos o zonas geográficas:

• Equipos de trabajo: Puedes crear equipos (Equipo Central, Equipo Madrid, Equipo Huesca, etc.)
• Avisos por equipo: Los mantenimientos se asignan a equipos según zona o especialización
• Cada equipo ve lo suyo: Los técnicos de Madrid ven solo sus avisos de Madrid

📊 Estados de los avisos

Control del ciclo de vida de cada intervención:

• Pendiente de planificar: Solicitud creada pero sin asignar a nadie
• Asignado: Ya tiene técnico y fecha/hora programada
• En proceso: El técnico ha empezado a trabajar en ello
• Finalizado: Trabajo terminado y documentado
• Facturado: Ya se ha emitido la factura

📅 Calendario visual por técnico

Una vista de calendario donde ves todos los mantenimientos programados:

• Color por técnico: Cada técnico tiene un color (Jonathan azul, José Luis verde, Pedro azul, Rafa verde)
• Vista de día/semana/mes: Cambia entre diferentes vistas según necesites
• Arrastrar y soltar: Mueves un mantenimiento arrastrándolo a otra fecha/hora
• Información al hacer clic: Ves los detalles de cada intervención
• Filtros: Puedes filtrar por técnico, tipo de mantenimiento, cliente, etc.

📊 Diagrama Gantt de carga semanal

Vista que te muestra la carga de trabajo de cada técnico:

• Horas semanales: Por ejemplo, Rafa tiene 18 horas asignadas de sus 40 horas semanales
• Capacidad disponible visual: Ves de un vistazo quién está sobrecargado y quién tiene horas libres
• Distribución equilibrada: Facilita repartir el trabajo de forma justa entre el equipo
• Detección de conflictos: Si asignas dos mantenimientos a la vez al mismo técnico, te avisa
• Calendario laboral: Respeta el horario de cada técnico (por ejemplo, de 8:00 a 16:00)

🎯 Asignación de técnicos

Herramientas para asignar el técnico más adecuado:

• Vista de disponibilidad: Ves qué técnicos están libres en una fecha concreta
• Asignación múltiple: Puedes asignar varios técnicos a una intervención compleja
• Reasignación fácil: Si un técnico enferma, reasignas sus avisos a otro desde el calendario
• Priorización de urgencias: Los correctivos de alta prioridad destacan en color rojo

🤖 Opción: Inteligencia Artificial para planificación

Para empresas que quieran automatizar (opcional, consultar):

• Asignación automática: La IA propone el mejor técnico según criterios que configures
• Optimización de rutas: Agrupa intervenciones cercanas para reducir desplazamientos
• Aprendizaje del sistema: Mejora con el uso al ver tus patrones de asignación

📱 Sincronización con app móvil

Todo lo que planificas aquí lo ve el técnico en su móvil:

• El técnico recibe notificación cuando le asignas un mantenimiento
• Ve en su app los avisos de hoy, de mañana, de esta semana
• Puede reordenar él mismo su agenda si tiene varios avisos el mismo día

📋 Vista de avisos del técnico

Cuando el técnico abre la app ve claramente qué tiene que hacer:

• Asignados: Avisos que tiene programados pero aún no ha empezado
• En proceso: Avisos que ya ha iniciado y está trabajando en ellos
• Finalizados: Avisos completados (se ocultan para no molestar)
• Prioridades visibles: Los correctivos urgentes aparecen destacados
• Información del cliente: Dirección, teléfono, datos de contacto

⏱️ Control de tiempos con cronómetro

Registro preciso del tiempo dedicado a cada intervención:

• Botón de iniciar: El técnico le da al botón y el cronómetro empieza a contar
• Pausar/Reanudar: Si tiene que parar para hacer otra cosa, pausa el tiempo
• Detener: Cuando termina, detiene el cronómetro y el tiempo se imputa
• Imputación manual también disponible: Puede introducir las horas manualmente si lo prefiere
• Descripción del trabajo: Añade texto explicando qué ha hecho (ej: "Mantenimiento correctivo resuelto")

✅ Hojas de trabajo con checklist

Documentación completa de las tareas realizadas:

• Checklist predefinido para preventivos: Lista de verificaciones que viene marcada como OK por defecto
• Marcar incidencias: Si algo no está bien, lo marca como "No" y añade observaciones
• Ejemplo preventivo caldera: Sala de calderas ventilación OK, acceso libre OK, limpieza OK, etc.
• Campos de texto libre para correctivos: Simplemente escribe qué ha hecho
• Datos técnicos de la máquina: El técnico ve modelo, potencia, año fabricación, etc.

📦 Añadir materiales utilizados

Registro de recambios consumidos en la intervención:

• Buscar productos: El técnico busca el recambio en el catálogo
• Ver stock de furgoneta: Ve cuántas unidades tiene disponibles en su furgoneta
• Añadir con cantidad: Indica cuántas unidades ha usado (ej: 5 electrodos)
• Descuento automático de stock: Al finalizar el aviso, se descuenta de su stock de furgoneta
• Control de números de serie: Para equipos instalados, puede registrar el número de serie

✍️ Firma digital del cliente

El cliente firma el parte de trabajo en la pantalla del móvil/tablet:

• Dos opciones de firma:
• OPCIÓN 1: Firma solo en la hoja de trabajo (firma cliente + técnico + DNIs)
• OPCIÓN 2: Mostrar todo el parte completo antes de firmar
• Firma táctil: El cliente firma con el dedo en la pantalla
• Datos del firmante: Recoge nombre y DNI de quien firma
• Doble firma: Firma del cliente + firma del técnico

📧 Envío automático del informe

El cliente recibe el parte al instante sin papeles:

• Generación de PDF: El sistema crea un PDF profesional automáticamente
• Contenido del informe: Datos del cliente, descripción del mantenimiento, tiempos, materiales, checklist, firmas
• Envío por email: Se envía automáticamente al email del cliente
• Plantilla personalizable: El formato se puede adaptar a la imagen de tu empresa
• Sin papeles: Todo digital, sin necesidad de imprimir nada

🔄 Otras funciones del técnico desde la app

Además de los mantenimientos, el técnico puede:

• Solicitar vacaciones: Pide días libres directamente desde la app
• Registrar gastos: Añade dietas, combustible, peajes y saca foto del ticket
• Ver su calendario personal: Consulta qué tiene programado próximamente
• Imputar hojas de asistencia: Al final del día registra sus horas trabajadas

🏭 Sistema multialmacén

Controla el stock en diferentes ubicaciones:

• Almacén central: El almacén principal donde guardas todo el stock general
• Almacenes de furgonetas: Cada técnico tiene su propio almacén virtual (su furgoneta)
• Ejemplo: Almacén "WH-STOCK" (central) y almacén "JTH" (furgoneta de Jonathan)
• Stock en tiempo real: Sabes exactamente cuántas unidades hay en cada sitio
• Traslados entre almacenes: Mueves material de un sitio a otro con trazabilidad

📱 Pistola de código de barras

Operaciones rápidas escaneando códigos:

• Pistola física o móvil: Conecta una pistola USB/Bluetooth o usa la cámara del móvil
• Escaneo de productos: Escaneas el código de barras del recambio
• Escaneo de ubicaciones: También puedes tener códigos de barras de cada almacén/furgoneta
• Traslados rápidos: Escaneas producto → Escaneas destino → Listo, trasladado
• Inventario fácil: Haces recuentos escaneando en lugar de contar manualmente

🚚 Carga de furgonetas

El técnico prepara su furgoneta al inicio del día/semana:

• Traslado interno: Crea un traslado desde almacén central a su furgoneta
• Escaneo múltiple: Escanea los productos que se lleva
• Ejemplo: Escanea 5 veces el electrodo → El sistema suma 5 unidades
• Cantidad manual también: Puede escribir directamente "55 unidades" sin escanear 55 veces
• Validar y listo: Confirma el traslado y ya tiene su stock de furgoneta actualizado

🔢 Uso de recambios en intervenciones

Cuando el técnico usa material en una intervención:

• Añade desde la app: En la intervención añade los productos usados
• Descuento automático: Al finalizar el aviso, se descuenta del stock de su furgoneta
• Trazabilidad completa: Sabes exactamente qué recambio se usó en qué cliente y cuándo
• Para facturación: Estos materiales se incluyen automáticamente en la factura

🎯 Control por números de serie

Para equipos o recambios críticos:

• Número de serie obligatorio: Configuras qué productos requieren número de serie
• Ejemplo ventilador: El técnico tiene que escanear o introducir el nº de serie del ventilador instalado
• Trazabilidad total: Sabes exactamente qué equipo se instaló en qué cliente
• Garantías: Control de periodos de garantía por número de serie
• Historial por equipo: Ves todas las intervenciones sobre un equipo concreto

📊 Información de stock

Control completo del inventario:

• Stock a mano: Unidades físicas disponibles
• Stock disponible: Descontando las reservadas en albaranes pendientes
• Valoración: Valor económico del stock
• Ubicación: Dónde está cada producto (almacén central, qué furgoneta)
• Movimientos: Historial de entradas, salidas y traslados

🏖️ Solicitud de ausencias y vacaciones

Los técnicos gestionan sus ausencias desde la app:

• Solicitud desde el móvil: El técnico pide vacaciones directamente desde su app
• Tipos de ausencia: Vacaciones, enfermedad, asuntos propios, permisos retribuidos
• Calendario visual: Selecciona las fechas en un calendario
• Estado de la solicitud: Pendiente de aprobar / Aprobada / Rechazada
• Notificaciones: El técnico recibe aviso cuando le aprueban o rechazan

✅ Aprobación de ausencias

El gestor o administrador revisa y aprueba:

• Vista de solicitudes: Ve todas las peticiones pendientes
• Calendario de equipo: Comprueba que no se solapen demasiadas ausencias
• Aprobar o rechazar: Con un clic aprueba o deniega la solicitud
• Control de días disponibles: El sistema lleva la cuenta de días de vacaciones consumidos/pendientes

💳 Registro de gastos

Los técnicos registran gastos realizados en las intervenciones:

• Desde la app móvil: Añade un gasto directamente desde el móvil
• Tipos de gasto: Comida con cliente, combustible, peajes, parking, dietas
• Foto del ticket: Escanea el ticket con la cámara y lo adjunta
• Coste y descripción: Indica el importe y una descripción breve
• Vinculación a aviso: Puede asociar el gasto a una intervención concreta

✅ Aprobación de gastos

El gestor revisa y aprueba los gastos:

• Lista de gastos pendientes: Ve todos los gastos que necesitan revisión
• Ver ticket adjunto: Comprueba que el gasto es correcto
• Aprobar o rechazar: Aprueba los gastos válidos
• Control de reembolsos: Sabe qué gastos están pendientes de reembolsar al técnico

⏰ Hojas de asistencia

Control de horas trabajadas por cada técnico:

• Imputación diaria: El técnico registra las horas dedicadas a cada aviso
• Jornada laboral: Por ejemplo, 8 horas diarias
• Control visual: Aparece en verde si ha completado su jornada, en amarillo si ha metido de más
• Vista rápida: Puede imputar horas a todos los avisos de un día desde una sola pantalla
• Para facturación: Estas horas se tienen en cuenta al facturar los servicios

📊 Informes de personal

Análisis del trabajo del equipo:

• Horas trabajadas por técnico
• Número de intervenciones completadas
• Días de vacaciones consumidos/pendientes
• Gastos totales por técnico
• Rendimiento comparativo entre técnicos

🧠 ¿Qué hace exactamente la IA?

Un sistema de inteligencia artificial procesa automáticamente tus facturas de proveedores:

• Lectura de PDFs: Extrae todos los datos de facturas recibidas (proveedor, importe, IVA, fecha, conceptos)
• Reconocimiento de proveedores: Identifica el proveedor aunque sea la primera vez
• Clasificación contable: Propone la cuenta contable correcta según el concepto
• Creación de asiento: Genera el asiento contable completo automáticamente
• Aprendizaje continuo: Mejora con el uso al aprender de tus correcciones

📧 Integración con email

Procesa facturas recibidas por correo:

• Bandeja dedicada: Creas un email específico para que proveedores envíen facturas
• Procesamiento automático: Cada factura PDF se procesa sin intervención
• Extracción de adjuntos: Detecta y procesa todos los PDFs del email
• Notificaciones: Te avisa cuando ha procesado facturas nuevas
• Revisión opcional: Puedes revisar antes de contabilizar definitivamente

🏦 Conciliación bancaria automática

Conecta tus cuentas y el sistema concilia los movimientos:

• Importación de extractos: Importa movimientos bancarios automáticamente
• Matching inteligente: Identifica a qué factura corresponde cada cargo/abono
• Propuesta de conciliación: Te muestra qué asiento corresponde a cada movimiento
• Aprobación rápida: Revisas y apruebas en segundos
• Casos dudosos: Si no está seguro, te pide confirmación

📊 Declaraciones tributarias automáticas

Generación de modelos fiscales:

• Modelo 303 (IVA): Calcula IVA devengado y deducible automáticamente
• Modelo 111 (Retenciones): Suma retenciones practicadas
• Modelo 130 (IRPF autónomos): Pago fraccionado trimestral
• Modelo 347 (Terceros): Relación anual de clientes y proveedores
• Exportación oficial: Genera archivos para subir a Hacienda

✅ Ventajas de automatizar la contabilidad

Beneficios reales de usar IA en tu contabilidad:

• Ahorro de tiempo brutal: Lo que antes llevaba horas ahora son minutos
• Cero errores de transcripción: La IA no se equivoca copiando números
• Contabilidad al día: Sin esfuerzo, siempre actualizada
• Anticipación fiscal: Sabes en cualquier momento cuánto te tocará pagar
• Menos dependencia de gestoría: Para tareas rutinarias
• ROI rápido: El coste se amortiza con el ahorro de tiempo

💡 ¿Para quién es recomendable?

La IA de contabilidad es especialmente útil si:

• Recibes muchas facturas de proveedores cada mes
• Quieres reducir las tareas administrativas
• Necesitas tener la contabilidad siempre al día
• Prefieres centrarte en tu negocio en lugar de en papeleo